Creemos
que es de suma importancia reconocer las características que deben llevar los
documentos escritos de una empresa para poder tener un margen de estética y
similitud, por eso hemos elaborado este trabajo para tenerlos presentes.
1. ASPECTOS GENERALES PARA
En
caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan en esta guía
pueden imprimirse por ambas caras de la hoja.
NOTA Con el fin de usar papel
adecuado para la conservación y archivo de este
documento, véanse laNTC 4436, el Artículo 9 del Acuerdo 060 del Archivo General de la
Nación (AGN) y el Anexo B informativo de esta norma.
1.1 ZONAS4.1.1 Zona 1
Espacio
destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo,
logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT). Se
recomienda usar las siguientes medidas:
14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y4
cm verticales desde el borde superior.
1.1.2 Zona 2
Espacio
destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio
web, fax, teléfono, lugar de origen y
país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2cm desde
el borde inferior de la hoja y centrado.
1.1.3 Zona 3
Espacio
superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es
complementaria de la zona 1.
1.2
MÁRGENES
Se
recomiendan los siguientes márgenes. Superior
entre 3 cm y 4 inferior entre 2 cm y 3 colateral izquierdo entre 3
cm y 4 colateral derecho entre 2 cm y 3 casi
el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los
márgenes laterales sean simétricos a 3 cm.
NOTA En
computador se trabaja con páginas paralelas,
Cuando
se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm
y4 cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto o
computador). Este espacio espera la razón
social de la organización a la cual pertenece el documento que se va a generar. Así mismo, para el
dependiendo del tamaño de encabezado y pie de página.
1.3
ESTILOS
Para
efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres
estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque.
1.3.1 Bloque extremo
Todas
las líneas parten del margen izquierdo.
1.3.2
Bloque
Las
líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma
y cargo se escriben partiendo del
centro del escrito hacia el margen derecho.
1.3.3
Semibloque
Conservando
la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una
sangría de 5 espacios a 10 espacios.
NOTA Estos
estilos se utilizan de acuerdo con los establecidos
en los procesadores de palabra.
1.4
FUENTE
Se
recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la
vista deyector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar
inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización
y microfilmación. Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12,
utilizados en los procesadores detectase sugiere no utilizar negrilla.
1.5 ELEMENTOS ESENCIALES DE
El
encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten
identificar el documento a partir de
la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda,
a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados y para
continuar con el texto se deja una o dos interlíneas libres.
1.5.2
Código
Se
recomienda escribirlo a 3 cm o 4 cm del borde superior, dejando de cero a una
interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el
estilo. Véase el numeral 3.13.
1.5.3 Lugar de origen y fecha
Se
aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en
forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula)
y año (sin separarlo con punto), según el estilo.
1.5.4 Datos del destinatario
A partir del lugar de
1.5.4.1
Denominación o título académico
Se
recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las
denominaciones títulos académicos, véase el Anexo A (Informativo).
1.5.4.2
Nombre del destinatario
Se
sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos
apellidos.
1.5.4.3
Cargo
Se
aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos
se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con
los otros datos.
1.5.5
Asunto
Se
escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin
negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlíneas libres, a
partir del último dato del destinatario. Constituye la síntesis del tema del
documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Se omiten
artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.
Únicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra asunto
en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.
1.5.6 Cuerpo o texto
Es
importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa,
sencilla y cortesa.
1.5.7 Datos del remitente
El
nombre del remitente se debería escribir en mayúscula fija; de preferencia se
escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.
1.5.8 Líneas especiales
Si
se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas
libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra
menor al utilizado en el texto. El bloque
de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado.
El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una
interlínea libre del anterior y también alineado.
1.5.8.1
Anexos
Se
detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres
del remitente. Apalabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con
mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la
cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de
anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).
EJEMPLO 1 Anexo: uno (15
1.5.8.2
Copia
La
palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos
puntos (:). Reubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante o a
interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un
espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía
o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma
entidad, se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar
1.5.8.3
Identificación
del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración delas
comunicaciones
A dos interlíneas
libres del remitente o a una interlínea libre
de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la
redacción, trascripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de
la comunicación, todo debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe
aclarar el papel desempeñado por cada uno de losparticipantes.Si la
persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no
serequiere su identificación.
EJEMPLO Redactor: Juan Carlos
Transcriptor:
Angélica María Duque Duque
1.5.9 Número de copias
El
número de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los
lineamientos ypolíticas establecidos en la organización, con base en las
necesidades y bajo los principios deeconomía, eficiencia y eficacia
establecidos por ésta.
1.5.10
Soportes
Para
más información sobre la multiplicidad de soportes, véase el Anexo
B (Informativo).
1.5.11
Recomendaciones
Es
importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos,
ortográficos,gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y
copias debe ser impecable, sinborrones ni
repisados
2. CARTAS
La
expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados
autorizadosmediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.Se recomienda elaborar las
cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo,membrete y pie de página. Estos elementos deberían
estar preferiblemente en todas lashojas. Para las cartas u oficios
internos, se recomienda que sólo la primera hoja vaya con ellogo, membrete y
pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, deoctubre de
2001.Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su
identificación,descripción o aclaración dentro del texto. Véase el numeral
4.5.8.1.
2.1 CARACTERÍSTICAS DE
La
carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su
destinatario,para ello se recomienda tener
en cuenta:- tratar un solo tema
2.2 UTILIZACIÓN DE LA CARTA
De
acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes
usos:- informar sobre un
12- solicitar o remitir
2.3 CLASES DE CARTAS U OFICIOS
Independientemente
del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales
sedestacan:- organizacionales:
2.4 PARTES DE LA CARTA5.4.1 Código
Véase el numeral 4.5.2.
2.4.2 Lugar de origen y fecha
Véase el numeral 4.5.3.
2.4.3
Destinatario
A partir del lugar de origen
2.4.3.1
Denominación o título académico
Se
escribe en la primera interlínea libre. Véase el Anexo
A (Informativo).
2.4.3.2
Nombre del destinatario
Se
ubica en la segunda interlínea libre.
2.4.3.3
Cargo
Se
ubica en la tercera interlínea libre.
2.4.3.4
Organización
Se
escribe en la interlínea libre siguiente al cargo, con la denominación más
ampliamenteconocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.En caso de
nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida,
deacuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y
respetando las denominacionesLtda., S.A. y otras que pueda contener la
razón social.Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula sostenida, a menos
que la organización lohaya registrado de manera diferente.
2.4.3.5
Dirección
De
acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación,
en esteespacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o
el correo electrónico. Nose utilizan abreviaturas.Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres
espacios entre la designaciónprincipal y la nomenclatura. Cuando la
dirección contiene información complementaria comobloque, interior,
apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir lapalabra
completa.
2.4.3.6
Nombre del lugar de origen
Se
identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y
se escribe eldepartamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta
sea el lugar de origen dela misma, es necesario escribir el nombre del lugar de
origen. No se utilizan los términos Laciudad
o Presente.
2.4.3.7
País
Si
la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma
interlínea libre dellugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlínea
libre siguiente, dependiendo de laextensión de los datos.Sólo cuando se utiliza
el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como elnombre del
país se escriben en mayúscula sostenida.
3. MEMORANDOS
Son
comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información,
orientaciones y pautasentre las dependencias locales, regionales, nacionales e
internacionales y las líneas decoordinación jerárquica de la organización.
3.1 CARACTERÍSTICAS DE
Se
recomienda tener en cuenta los siguientes
aspectos:- utilizar los
3.2 UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:- informar sobre un
3.3
PARTES6.3.1 Encabezado
3.3.1.1
Denominación del documento
De
cero a una interlínea libre de la zona 1 o margen superior, se
escribe la palabra memorandoen mayúscula
sostenida y centrada.
3.3.1.2
Código
Véase el numeral 4.5.2.
3.3.1.3
Fecha
Véase el numeral 4.5.3.
3.3.2
Encabezamiento
Está
conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir,
remitente) yasunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden
ir impresas o digitadas a dosinterlíneas libres y seguidas de dos
puntos (:).Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a
los dos espacios siguientes alos dos puntos de la palabra asunto.
3.3.2.1
Destinatario y remitente
A
dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el
margen izquierdo, se ubicala preposición para en mayúscula sostenida, seguida
de dos puntos (:) y al frente se escribenlos datos del destinatario con
mayúscula inicial. A continuación, a una interlínea libre se ubicala
preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al
frente se escriben losdatos del remitente, con mayúscula inicial.Para su
escritura se utilizan las siguientes opciones:a) Primera opción.Des
EJEMPLO PARA: Doctora Alicia
b) Segunda opciónDestinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este
último separado por coma.Remitente: cargo y
dependencia o cargo solamente.
24En
este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre
mecanografiadoo digitado al final del texto, con mayúscula inicial
y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO PARA: Señora Clara
c) Tercera opciónDestinatario:
cargo y dependencia o cargo solamente.Remitente:
cargo y dependencia o cargo solamente.En esta opción, la firma del
remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado odigitado al final del
texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
3.3.2.2
Asunto
Esta
palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlínea libre de la
preposición de(remitente). Véase el numeral 4.5.5.
3.3.3
Texto
Se
escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el saludo está
incluido en elprimer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos. Para
efectos de presentación yredacción véase el numeral 5.1.
3.3.4
Despedida
Se
recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su ubicación
varía según elestilo elegido. Para utilizar las despedidas más usuales, véase
el Anexo A (Informativo).
3.3.5 Remitente y firmas
Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento,
se escribe el nombredel remitente de cuatro a cinco interlíneas libres de la
despedida, con mayúscula sostenida.La firma se ubica en la parte superior del
nombre del remitente; estos dos elementos seescriben de acuerdo con el estilo
elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo deberíaaparecer la firma del
remitente.
3.3.6 Líneas especiales
Véase el numeral 1.5.8
4. CIRCULARES
Comunicaciones
escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un
grupoespecífico de personas tanto interna como externamente.
4.1 CARACTERÍSTICAS DE
La
circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de
carácter general.La circular con carácter interno se utiliza para informar
disposiciones, normas, lineamientos ypolíticas y la circular externa para dar a
conocer reglas de negocios, nuevos productos oservicios, entre otros.Se deben
tener en cuenta los siguientes aspectos:- tratar un solo
4.2 CLASES DE CIRCULARES7.2.1
La
circular general se dirige a un grupo específico de personas.
4.2.2
La
carta circular está dirigida en forma personalizada.
4.3
PARTES7.3.1 Encabezado
De
cero a una interlínea libre de la Zona 1 se escribe la palabra circular, en
mayúsculasostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica,
si se requiere.
4.3.2
Código
Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del
encabezado. Véase el numeral 4.5.2.
4.3.3 Lugar de origen y fecha
Se
recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del código. Véase el
numeral 4.5.3.
4.3.4 Encabezamiento y
De
dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra
para, en mayúscula sostenida,seguida del grupo destinatario de la circular
y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado.En el caso de la
carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la
carta;únicamente cambian los datos del destinatario.La preposición para no
va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no sedebería
utilizar.
4.3.5
Asunto
Se
escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra
el margen izquierdo.
4.3.6
Saludo
Se
incluye en el inicio del texto. Véase el Anexo A (Informativo).
4.3.7
Texto
Se
inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto. Se escribe a interlineación
sencilla y cadapárrafo se separa del anterior con una interlínea libre. En
circulares de uno o dos párrafos sepuede dejar interlineación de uno y medio
entre renglones y doble entre párrafos.
A una o dos interlíneas
libres se ubica la palabra acta, en mayúscula
sostenida, centrada y acontinuación
el número consecutivo que le corresponda.
EJEMPLO ACTA 001NOTA Se
5.4.3
Encabezamiento
El
encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar,
asistentes, ausentes einvitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida. Los
datos del encabezamiento vanalineados después de dos espacios siguientes a los
dos puntos de la palabra asistentes, enmayúscula sostenida.
5.4.3.1
Lugar de origen y fecha de la reunión
Contra
el margen izquierdo, a dos o tres interlíneas libres de la denominación del
documento,se escribe la palabra fecha, en
mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente seanota la ciudad o
municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha. Véase el numeral
1.5.3.
5.4.3.2
Hora
Contra
el margen izquierdo, a una interlínea libre de la fecha se escribe la palabra
hora, enmayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe
la hora de inicio y definalización de la reunión
EJEMPLO De las 09:00 horas a
5.4.3.3
Lugar
Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la hora se
escribe la palabra lugar, enmayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se
escribe el sitio de la reunión.
EJEMPLO 1 ICONTEC, Sala
5.4.3.4
Asistentes
Contra
el margen izquierdo, a una interlínea libre del lugar se escribe la palabra
asistentes, enmayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se
escribe el título o vocativoseguido de los nombres y apellidos completos
con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. Elcargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con
coma (,) y se sigue elorden jerárquico establecido para la reunión. En caso de
igual jerarquía, los nombres sepresentan en orden alfabético
por apellidos
5.4.3.5 Representaciones
En
la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la
representación deotra:a) En caso de
otra.
Dicha persona seanota dos veces: como asistente y como
representante.c) En caso de
5.4.3.6
Invitados
A continuación
de la lista de asistentes, a una interlínea
libre del último nombre se escribe lapalabra invitados, si
los hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y contra elmargen
izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial,
ainterlineación sencilla y después del tratamiento.
EJEMPLO INVITADOS: María
5.4.3.7
Ausentes
Contra
el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se
escribe lapalabra ausentes, si los hay, a una interlínea libre del último
nombre. Es conveniente indicar sila ausencia es justificada o no.
EJEMPLO AUSENTES: Pedro
5.4.4 Orden del día
Contra
el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del último nombre y con
mayúsculasostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:).
A una interlínea libre ycontra el margen izquierdo, se enumeran los temas
motivo de la reunión, con mayúscula inicial,identificándolos
con números arábigos, todos a interlineado sencillo
Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes
se escriben contra elmargen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema
se dejan dos interlíneas libres.
5.4.5
Desarrollo
Contra
el margen izquierdo, a una o dos interlíneas libres del último tema y con
mayúsculasostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:).
A dos interlíneas libres ycontra el margen izquierdo, se inicia el primer
tema identificándolo con número arábigo. A una interlínea libre
del título del tema se inicia el desarrollo del texto
correspondiente, escritoa interlineación sencilla entre renglones y doble entre
párrafos. Para escribir el numeral y tema siguiente se dejan dos interlíneas
libres, separando los párrafos de cada numeral con unainterlínea libre.La
primera actividad debe ser la verificación del quórum, teniendo en cuenta las
disposicionesinternas de la organización.La
segunda actividad debe ser la lectura, discusión y aprobación del acta
anterior, donde seindica si fue aprobada y se anotan las
modificaciones que se presenten.De acuerdo con el orden del día planteado y
aprobado para la reunión, se registran los temastratados, haciendo
corresponde
a las proposiciones y varios.
5.4.6
Compromisos
Se
recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades,
tareas ocompromisos asumidos en la reunión, especificando número
de acta, actividades, compromisoso tareas, responsable (s), fecha
límite de la realización y observaciones.
5.4.7
Convocatoria
Si
se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula
sostenida,a tres interlíneas libres del último renglón del texto
contra el margen izquierdo y con mayúsculasostenida seguida de dos puntos
(:). A continuación, se escribe el lugar, la dirección, la fecha yla hora de la próxima reunión. En caso de cambio
de sede, se indica el lugar.
EJEMPLO CONVOCATORIA: La
5.4.8 Firmas, nombres y cargos
El
nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida
o conmayúscula inicial, de cuatro a cinco interlíneas libres a partir de
la última línea del acta. El cargose escribe a interlineación sencilla del
nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.Los nombres y los cargos de
los firmantes autorizados se reparten de manera que el de
mayor jerarquía quede contra el margen
izquierdo y el que le sigue,
